व्यय चक्र
व्यय चक्र वस्तुओं और सेवाओं के अधिग्रहण और भुगतान से संबंधित गतिविधियों का समूह है। इन गतिविधियों में यह निर्धारित करना शामिल है कि क्या खरीदा जाना चाहिए, गतिविधियों की खरीद, माल की प्राप्ति, और आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान। व्यय चक्र के लिए अधिकांश इनपुट बिक्री चक्र से आता है, जहां क्रय आवश्यकताओं को मात्रा और ग्राहक के आदेशों के प्रकार द्वारा संचालित किया जाता है।
व्यय चक्र में कई अलग-अलग घटक शामिल हैं, जिसमें वस्तुओं और सेवाओं की आवश्यकता, आपूर्तिकर्ता चयन, वस्तुओं और सेवाओं का आदेश, उनकी प्राप्ति और उनके लिए बाद में भुगतान शामिल हैं। पूर्ण व्यय चक्र में निम्नलिखित गतिविधियाँ शामिल हैं:
निर्धारित करें कि किन वस्तुओं और सेवाओं को ऑर्डर करने की आवश्यकता है। ऑर्डर किए जाने वाले अधिकांश सामानों की उत्पादन प्रक्रिया द्वारा आवश्यकता होती है। ऐसा करने के लिए, सिस्टम उन घटकों की गणना करता है जिन्हें अनुसूचित उत्पादन के लिए हाथ में रखने की आवश्यकता होती है और प्राप्त की जाने वाली मात्रा में पहुंचने के लिए ऑन-हैंड और असंबद्ध कच्चे माल को घटा देता है। वैकल्पिक रूप से, यदि बिक्री या प्रशासनिक कार्य के लिए वस्तुओं या सेवाओं की आवश्यकता होती है, तो उपयोगकर्ता एक मांग प्रपत्र भरता है जो उसकी आवश्यकताओं का विवरण देता है और इसे क्रय विभाग को अग्रेषित करता है।
जब चल रहे उत्पादन के लिए सामान खरीदा जा रहा है, तो सिस्टम क्रय स्टाफ को प्रारंभिक खरीद आदेश के साथ प्रस्तुत करेगा, प्रत्येक आइटम को खरीदे जाने के लिए इन्वेंट्री मास्टर फ़ाइल में बताए गए पसंदीदा आपूर्तिकर्ता का उपयोग करके। क्रय कर्मचारी इन आदेशों की समीक्षा और अनुमोदन करता है, जिन्हें या तो इलेक्ट्रॉनिक रूप से सीधे आपूर्तिकर्ताओं को भेजा जाता है, या मुद्रित और उन्हें मेल किया जाता है।
जब गैर-मानक सामान और सेवाओं का अनुरोध किया जा रहा है, तो क्रय कर्मचारी संभावित आपूर्तिकर्ताओं की जांच करता है, सर्वश्रेष्ठ का चयन करता है, और उन्हें खरीद आदेश जारी करता है।
जैसे ही माल प्राप्त होता है, प्राप्तकर्ता विभाग सिस्टम में खुले खरीद आदेशों तक पहुँचता है और प्राप्त मात्रा में प्रवेश करता है।
जब आपूर्तिकर्ता चालान प्राप्त होते हैं, तो वे देय खातों के कर्मचारियों द्वारा सिस्टम में लॉग इन होते हैं। सिस्टम तब इन चालानों की तुलना खरीद आदेशों को अधिकृत करने और जानकारी प्राप्त करने के लिए करता है ताकि यह निर्धारित किया जा सके कि चालान का भुगतान किया जा सकता है या नहीं। इस स्तर पर महत्वपूर्ण मात्रा में मैनुअल सुलह कार्य हो सकता है। परिणाम चालान का एक सेट है जिसे भुगतान के लिए अनुमोदित किया गया है।
सिस्टम प्रत्येक के साथ पूर्व निर्धारित भुगतान शर्तों के आधार पर आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान शेड्यूल करता है। जब एक निर्धारित भुगतान तिथि आती है, तो सिस्टम भुगतानों के एक बैच को संसाधित करता है, जो या तो इलेक्ट्रॉनिक फंड ट्रांसफर या चेक के रूप में होगा।
