प्रीपेड खर्च प्रक्रिया
प्रीपेड व्यय वे व्यय हैं जिनका अभी तक उपभोग नहीं किया गया है, और इसलिए थोड़े समय के लिए पूंजीकृत किया जाता है। निम्नलिखित प्रक्रिया इन वस्तुओं को खर्च करने का एक सुसंगत तरीका दिखाती है।
प्रीपेड खर्चों की प्रारंभिक पहचान
लेखा प्रणाली में प्रवेश के लिए आपूर्तिकर्ता चालानों की कोडिंग करते समय, सहायक नियंत्रक से लिखित स्वीकृति प्राप्त करें कि बिलिंग को प्रीपेड व्यय के रूप में कोडित किया जाना चाहिए। अन्यथा, डिफ़ॉल्ट प्रविष्टि एक व्यय को व्यय के रूप में दर्ज करना है।
सत्यापित करें कि प्रीपेड व्यय के रूप में कोडित किया जाने वाला आइटम कंपनी की न्यूनतम पूंजीकरण सीमा $______ के बराबर या उससे अधिक है। यदि नहीं, तो इसे वर्तमान अवधि में खर्च करने के लिए चार्ज करें।
आइटम से जुड़े दस्तावेज़ों को कॉपी करें और इसे प्रीपेड खर्च बाइंडर में स्टोर करें।
प्रीपेड व्यय परिशोधन स्प्रेडशीट में प्रीपेड आइटम दर्ज करें, परिशोधन अवधि की शुरुआत और समाप्ति तिथियों के साथ-साथ पूंजीकृत राशि, आपूर्तिकर्ता का नाम और स्रोत दस्तावेज़ की चालान संख्या को ध्यान में रखते हुए दर्ज करें। केवल सीधी-रेखा परिशोधन की अनुमति है। यदि आइटम को अभी तक परिशोधित नहीं किया जाना है, तो स्प्रैडशीट पर कारण नोट करें।
प्रीपेड व्यय के बाद के परिशोधन
प्रीपेड व्यय परिशोधन स्प्रेडशीट पर परिशोधन गणना सत्यापित करें।
वर्तमान अवधि के लिए स्प्रेडशीट से कुल परिशोधन लें और इसे मानक परिशोधन जर्नल प्रविष्टि में दर्ज करें।
सहायक नियंत्रक से प्रविष्टि की पुष्टि करने को कहें।
परिशोधन प्रविष्टि पोस्ट करें।
प्रीपेड खर्चों का समाधान
प्रत्येक माह के अंत में, प्रीपेड व्यय खाते का विवरण प्रिंट करें।
प्रीपेड व्यय परिशोधन स्प्रेडशीट में सहायक विवरण के साथ खाते में पंक्ति वस्तुओं का मिलान करें।
यदि सहायक विवरण खाता शेष से मेल नहीं खाता है, तो सहायक नियंत्रक के अनुमोदन से खाते की शेष राशि को समायोजित करें।
ध्यान दें: यदि प्रीपेड लाइन आइटम के लिए शेष राशि एक निर्दिष्ट न्यूनतम स्तर से कम हो जाती है, जैसे कि $250, तो शेष शेष राशि को बट्टे खाते में डालने पर विचार करें, जिससे उस आइटम के शेष परिशोधन को ट्रैक करना जारी रखने की आवश्यकता समाप्त हो जाएगी।
