चालान पर नियत तारीख बताएं
किसी ग्राहक के लिए उस तिथि की गणना करना जटिल हो सकता है जिस पर चालान देय है। ग्राहक को इनवॉइस दिनांक (जो इनवॉइस पर कई स्थानों में से एक में स्थित हो सकता है), साथ ही साथ भुगतान शर्तें (जो चालान तिथि के निकट स्थित नहीं हो सकती हैं) का पता लगाना चाहिए, और फिर इनके आधार पर देय तिथि की गणना करें। जानकारी के दो आइटम। इस प्रकार, यदि चालान की तारीख 15 अप्रैल है और भुगतान की शर्तें शुद्ध 30 हैं, तो खातों में देय सॉफ्टवेयर में प्रवेश करने की नियत तारीख 15 मई है। संक्षेप में, यदि ग्राहक चालान की सावधानीपूर्वक जांच नहीं करता है, तो एक अच्छा मौका है कि गलत देय तिथि दर्ज की जाएगी, जो कंपनी को भुगतान किए जाने पर प्रभावित करती है।
मामलों को बदतर बनाने के लिए, अधिकांश खाते देय सिस्टम वर्तमान तिथि को इनवॉइस तिथि के रूप में डिफ़ॉल्ट करते हैं, और इसे ग्राहक मास्टर फ़ाइल में संग्रहीत भुगतान शर्तों के साथ जोड़कर गणना की गई देय तिथि पर पहुंचते हैं। चूंकि वर्तमान तिथि हमेशा चालान तिथि के बाद की होती है, इसका मतलब है कि कंपनी को देर से भुगतान किया जाएगा।
इस समस्या का समाधान यह बताना है कि चालान पर भुगतान की सही तारीख, बोल्ड बड़े फ़ॉन्ट में, और पृष्ठ पर एक प्रमुख स्थान पर अपने स्वयं के बॉक्स में है। ऐसा करने से यह बहुत कम संभावना है कि ग्राहक देय खातों में देय तिथि दर्ज करने की उपेक्षा करेगा। बेहतर अभी तक, चालान पर कोई भुगतान शर्तें सूचीबद्ध न करें - केवल देय तिथि; कम जानकारी प्रस्तुत करने से इस बात की अधिक संभावना हो जाती है कि ग्राहक इनवॉइस पर देय तिथि का पता लगा लेगा।
