पेरोल आंतरिक नियंत्रण
सामान्य पेरोल नियंत्रण
लगभग सभी पेरोल सिस्टम के लिए निम्नलिखित नियंत्रणों के चयन का उपयोग करने पर विचार करें, भले ही टाइमकीपिंग जानकारी कैसे जमा हो या कर्मचारियों को कैसे भुगतान किया जाए:
लेखा परीक्षा. क्या आंतरिक लेखा परीक्षक या बाहरी लेखा परीक्षक यह सत्यापित करने के लिए पेरोल फ़ंक्शन का आवधिक ऑडिट करते हैं कि क्या पेरोल भुगतानों की सही गणना की जा रही है, भुगतान किए जा रहे कर्मचारी अभी भी कंपनी के लिए काम कर रहे हैं, समय रिकॉर्ड ठीक से जमा हो रहे हैं, और आगे।
प्राधिकरण बदलें. कर्मचारी की वैवाहिक स्थिति में बदलाव की अनुमति केवल तभी दें जब कर्मचारी ने ऐसा करने के लिए कंपनी के लिए एक लिखित और हस्ताक्षरित अनुरोध प्रस्तुत किया हो। अन्यथा, इस बात का कोई प्रमाण नहीं है कि कर्मचारी परिवर्तन करना चाहता था। प्रबंधक द्वारा अनुरोधित किसी भी वेतन दर परिवर्तन के लिए समान नियंत्रण लागू होता है।
ट्रैकिंग लॉग बदलें. यदि आप कम्प्यूटरीकृत पेरोल मॉड्यूल के साथ पेरोल इन-हाउस संसाधित कर रहे हैं, तो परिवर्तन ट्रैकिंग लॉग को सक्रिय करें और सुनिश्चित करें कि उस तक पहुंच केवल पासवर्ड-संरक्षित इंटरफ़ेस के माध्यम से उपलब्ध है। यह लॉग पेरोल सिस्टम में किए गए सभी परिवर्तनों को ट्रैक करेगा, जो गलत या कपटपूर्ण प्रविष्टियों को ट्रैक करने के लिए बहुत उपयोगी है।
त्रुटि जाँच रिपोर्ट. कुछ प्रकार की पेरोल त्रुटियों को रिपोर्ट चलाकर देखा जा सकता है जो केवल वे आइटम दिखाते हैं जो पेरोल परिणामों के सामान्य वितरण से बाहर आते हैं। ये सभी कुछ निश्चित त्रुटियों का संकेत नहीं दे सकते हैं, लेकिन रिपोर्ट किए गए आइटम के लिए अंतर्निहित त्रुटियों की संभावना अधिक है। पेरोल प्रबंधक या पेरोल गतिविधियों में शामिल नहीं होने वाले तीसरे पक्ष को इन रिपोर्टों को चलाना और उनकी समीक्षा करनी चाहिए।
व्यय प्रवृत्ति रेखाएं. वित्तीय विवरणों में पेरोल से संबंधित खर्चों में उतार-चढ़ाव देखें, और फिर उतार-चढ़ाव के कारणों की जांच करें।
पर्यवेक्षकों को भुगतान रिपोर्ट जारी करें. प्रत्येक विभाग के पर्यवेक्षक को कर्मचारियों को भुगतान की एक सूची भेजें, जिसमें सही भुगतान राशियों और अपरिचित नामों की समीक्षा करने का अनुरोध किया गया हो। वे उन कर्मचारियों को किए जा रहे भुगतान की पहचान कर सकते हैं जो अब कंपनी के लिए काम नहीं करते हैं।
रिकॉर्ड तक पहुंच प्रतिबंधित करें. अनधिकृत पहुंच को रोकने के लिए कर्मचारी फाइलों और पेरोल रिकॉर्ड को हर समय लॉक करें जब वे उपयोग में न हों। यदि ये रिकॉर्ड ऑनलाइन संग्रहीत हैं तो पासवर्ड सुरक्षा का उपयोग करें। यह सावधानी न केवल किसी को किसी अन्य कर्मचारी के रिकॉर्ड तक पहुंचने से रोकने के लिए है, बल्कि रिकॉर्ड में अनधिकृत परिवर्तन (जैसे वेतन दर) को रोकने के लिए भी है।
कर्तव्यों का विभाजन. क्या एक व्यक्ति पेरोल तैयार करता है, दूसरा इसे अधिकृत करता है, और दूसरा भुगतान करता है, जिससे धोखाधड़ी का जोखिम कम हो जाता है जब तक कि कई लोग ऐसा करने में सांठ-गांठ न करें। छोटी कंपनियों में जहां कर्तव्यों के उचित पृथक्करण के लिए पर्याप्त कर्मचारी नहीं हैं, कम से कम कर्मचारियों को भुगतान भेजे जाने से पहले किसी की समीक्षा करने और पेरोल को अधिकृत करने पर जोर दें।
पेरोल गणना नियंत्रण
संभावित नियंत्रणों की निम्नलिखित सूची लापता टाइमशीट, गलत काम किए गए समय और गलत वेतन गणना जैसे मुद्दों को संबोधित करती है। वो हैं:
स्वचालित टाइमकीपिंग सिस्टम. परिस्थितियों के आधार पर, कम्प्यूटरीकृत समय घड़ी स्थापित करने पर विचार करें। इन घड़ियों में कई अंतर्निहित नियंत्रण होते हैं, जैसे कि केवल कर्मचारियों को उनकी निर्दिष्ट पारियों के लिए घड़ी में या बाहर जाने की अनुमति देना, पर्यवेक्षी ओवरराइड के बिना ओवरटाइम की अनुमति नहीं देना, और (बायोमीट्रिक घड़ियों के लिए) मित्र पंचिंग के जोखिम को समाप्त करना। साथ ही, आपको इन घड़ियों द्वारा उत्पन्न कोई भी अपवाद रिपोर्ट समीक्षा के लिए पर्यवेक्षकों को भेजनी चाहिए।
गणना सत्यापन. यदि आप मैन्युअल रूप से पेरोल की गणना कर रहे हैं, तो दूसरे व्यक्ति से सभी गणनाओं को सत्यापित करने के लिए कहें, जिसमें काम किए गए घंटे, उपयोग की जाने वाली भुगतान दरें, कर कटौती और रोक शामिल हैं। गणना करने वाले व्यक्ति की तुलना में एक दूसरा व्यक्ति सावधानीपूर्वक परीक्षा आयोजित करने की अधिक संभावना रखता है।
घंटे काम किया सत्यापन. कर्मचारियों द्वारा वास्तव में काम करने से अधिक समय चार्ज करने से रोकने के लिए, हमेशा एक पर्यवेक्षक कर्मचारियों द्वारा काम किए गए घंटों को मंजूरी देता है।
सहायक दस्तावेजों के साथ पेरोल रजिस्टर का मिलान करें. पेरोल रजिस्टर सकल मजदूरी, कटौती और शुद्ध वेतन दिखाता है, और इसलिए एक अच्छा सारांश दस्तावेज है जिससे सत्यापन उद्देश्यों के लिए सहायक दस्तावेजों का पता लगाया जा सकता है।
कर्मचारी सूची में समय कार्ड का मिलान करें. एक काफी जोखिम है कि एक कर्मचारी समय-समय पर समय-पत्र में नहीं बदलेगा, और इसलिए भुगतान नहीं किया जाएगा। इस समस्या से बचने के लिए, पेरोल प्रोसेसिंग की शुरुआत में सक्रिय कर्मचारियों की एक सूची प्रिंट करें, और जब आप उनकी टाइमशीट प्राप्त करें तो सूची में नामों की जांच करें।
ओवरटाइम कार्य सत्यापन. यहां तक कि अगर आपको कर्मचारियों द्वारा काम किए गए घंटों को मंजूरी देने के लिए पर्यवेक्षकों की आवश्यकता नहीं है, तो कम से कम पर्यवेक्षकों को ओवरटाइम के काम के घंटों को मंजूरी दें। इन घंटों से जुड़ा एक वेतन प्रीमियम है, इसलिए कंपनी की लागत अधिक है, जैसा कि कर्मचारियों के लिए दावा करने का प्रलोभन है।
भुगतान परिवर्तन स्वीकृति. एक कर्मचारी वेतन परिवर्तन के लिए न केवल एक अनुमोदन हस्ताक्षर की आवश्यकता पर विचार करें, बल्कि दो हस्ताक्षर - एक कर्मचारी के पर्यवेक्षक द्वारा, और दूसरा पर्यवेक्षक के अगले-उच्च स्तर द्वारा। ऐसा करने से वेतन दरों में बदलाव में मिलीभगत का खतरा कम हो जाता है।
भुगतान नियंत्रण जांचें
जब आप कर्मचारियों को चेक से भुगतान करते हैं, तो धोखाधड़ी और विभिन्न त्रुटियों के जोखिम को कम करने के लिए कई नियंत्रणों की आवश्यकता होती है। मुख्य नियंत्रण हैं:
हस्ताक्षर प्राधिकरण अपडेट करें। जब चेक हस्ताक्षरकर्ता कंपनी छोड़ते हैं, तो उन्हें अधिकृत चेक हस्ताक्षरकर्ता सूची से हटा दें और यह जानकारी बैंक को अग्रेषित करें। अन्यथा, वे अभी भी कंपनी के चेक पर हस्ताक्षर कर सकते हैं।
कर्मचारियों को हाथ की जांच. जहां संभव हो, सीधे कर्मचारियों को हाथ की जांच करें। ऐसा करने से एक प्रकार की धोखाधड़ी को रोका जा सकता है जहां एक पेरोल क्लर्क एक भूत कर्मचारी के लिए एक चेक बनाता है, और चेक को जेब में रखता है। यदि यह बहुत अक्षम नियंत्रण है, तो समय-समय पर मैन्युअल रूप से चेक वितरित करने पर विचार करें।
अवितरित तनख्वाह को लॉक करें. यदि आप सीधे कर्मचारियों को तनख्वाह जारी कर रहे हैं और कोई मौजूद नहीं है, तो उनके चेक को सुरक्षित स्थान पर बंद कर दें। ऐसा चेक अन्यथा चोरी हो सकता है और नकद हो सकता है।
पते का मिलान करें. यदि कंपनी अपने कर्मचारियों को चेक मेल करती है, तो चेक पर दिए गए पतों का मिलान कर्मचारी के पतों से करें। यदि एक से अधिक चेक एक ही पते पर जा रहे हैं, तो ऐसा इसलिए हो सकता है क्योंकि पेरोल क्लर्क नकली कर्मचारियों के लिए उनके पते पर अवैध भुगतान भेज रहा है।
पेरोल चेकिंग अकाउंट. आपको कर्मचारियों को एक अलग चेकिंग खाते से भुगतान करना चाहिए, और इस खाते को केवल भुगतान किए गए चेक की राशि में ही निधि देना चाहिए। ऐसा करने से किसी को मौजूदा पेचेक पर धोखाधड़ी से राशि बढ़ाने या पूरी तरह से नया बनाने से रोकता है, क्योंकि खाते में धनराशि परिवर्तित चेक के भुगतान के लिए पर्याप्त नहीं होगी।
आप पा सकते हैं कि कई नियंत्रण एक-दूसरे को सहारा देते हैं, जिससे कि कई नियंत्रणों के परिणामस्वरूप अतिव्यापी प्रभाव होते हैं। इन मामलों में, आप कुछ नियंत्रणों को सुरक्षित रूप से समाप्त करने में सक्षम हो सकते हैं, यह जानते हुए कि अन्य नियंत्रण अभी भी नुकसान के जोखिम को कम करेंगे।
