क्रेडिट कार्ड भुगतान कैसे रिकॉर्ड करें

क्रेडिट कार्ड भुगतान रिकॉर्ड करने में क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट से कंपनी के अकाउंटिंग सिस्टम में जानकारी की विस्तृत प्रविष्टि शामिल है। जब कोई क्रेडिट कार्ड प्रोसेसर किसी कंपनी को क्रेडिट कार्ड विवरण प्रस्तुत करता है, तो कंपनी को अनिवार्य रूप से एक बड़े चालान के साथ प्रस्तुत किया जा रहा है जिसमें खरीद की एक विस्तृत श्रृंखला के लिए कई लाइन आइटम शामिल हैं। चूंकि विवरण की सामग्री इतनी विविध हो सकती है, खाते में एक डिफ़ॉल्ट शुल्क कोड निर्दिष्ट करना मुश्किल है (जैसा कि अधिकांश अन्य आपूर्तिकर्ताओं के साथ किया जाता है, जो खरीद की एक छोटी श्रृंखला से जुड़े होते हैं)। इसके बजाय, खातों में देय डेटा एंट्री स्टाफ को इनमें से प्रत्येक विवरण के माध्यम से अपने तरीके से काम करना चाहिए और व्यय के प्रकार के आधार पर प्रत्येक लाइन आइटम को मैन्युअल रूप से चार्ज कोड असाइन करना चाहिए। एक विकल्प यह है कि इन बयानों को कार्ड उपयोगकर्ताओं को अग्रेषित किया जाए और उन्हें आवश्यक जानकारी भर दी जाए, हालांकि यह दृष्टिकोण भुगतान की प्रक्रिया में देरी करता है।

देय खातों के कर्मचारियों को उन खातों की एक मानक सूची प्रदान की जा सकती है, जिन पर चार्ज किए गए आइटम असाइन किए गए हैं, क्योंकि क्रेडिट कार्ड से खरीदी गई वस्तुओं के प्रकारों में उचित मात्रा में नियमितता है। आमतौर पर खरीदी जाने वाली वस्तुओं के उदाहरण हैं:

  • यात्रा और मनोरंजन

  • कार्यालय की आपूर्ति

  • बेचे गए सामान की लागत

  • सदस्यता

पूर्ववर्ती मदों में से किसी के लिए व्यय प्रविष्टि की भरपाई खाता देय खाता है।

एक बार देय खातों में दर्ज होने के बाद, एक चेक भुगतान अंततः क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट (प्लस या माइनस किसी भी समायोजन) पर इंगित राशि में किया जाता है, जहां खातों के देय खाते में डेबिट होता है और नकद खाते में क्रेडिट होता है। फिर प्रेषण सलाह को स्टेटमेंट से हटा दिया जाता है, चेक से जुड़ा होता है, और क्रेडिट कार्ड प्रोसेसर को भेज दिया जाता है। देय खातों के कर्मचारी तब कार्ड विवरण के शेष भाग में एक चेक कॉपी संलग्न करते हैं, और इसे महीने के अनुसार फाइल करते हैं।

यहां दी गई क्रेडिट कार्ड लेखा प्रक्रिया को हर महीने ठीक-ठीक दोहराया जाना चाहिए। अन्यथा, एक कार्ड स्टेटमेंट में भी इतना बड़ा खर्च हो सकता है कि गलत प्रसंस्करण किसी संगठन के वित्तीय परिणामों को विशेष रूप से प्रभावित कर सकता है।