खरीद बही

खरीद बहीखाता एक सबलेजर है जिसमें खरीद दर्ज की जाती है। खरीद बहीखाता लेखा विभाग के डेटाबेस का हिस्सा है; क्रय विभाग द्वारा इसका रखरखाव नहीं किया जाता है। एक कंपनी अपने आपूर्तिकर्ताओं के साथ खर्च की गई राशि का रिकॉर्ड एक स्थान पर अलग करने के लिए बहीखाता उपयोगी है। खरीद खाता बही से पता चलता है कि किन खरीद के लिए भुगतान किया गया है और कौन सी खरीद बकाया है। खरीद बहीखाता में दर्ज एक विशिष्ट लेन-देन देय खाते को रिकॉर्ड करेगा, बाद की तारीख में भुगतान लेनदेन द्वारा पीछा किया जाएगा जो देय खाते को समाप्त कर देता है। इस प्रकार, किसी भी समय खाता बही में बकाया खाता देय शेष होने की संभावना है।

यदि क्रय मात्रा अपेक्षाकृत कम है, तो खरीद बहीखाता की कोई आवश्यकता नहीं है। इसके बजाय, यह जानकारी सीधे सामान्य खाता बही में दर्ज की जाती है।

यदि आप खरीद बहीखाता का एक मैनुअल रिकॉर्ड बनाए रखते हैं, तो इसमें काफी अधिक जानकारी हो सकती है, जैसा कि अभी संकेत दिया गया था। मैन्युअल रूप से तैयार खरीद लेज़र में डेटा फ़ील्ड में प्रत्येक लेनदेन के लिए निम्नलिखित जानकारी शामिल हो सकती है:

  • खरीद की तारीख

  • आपूर्तिकर्ता कोड (या नाम)

  • आपूर्तिकर्ता चालान संख्या

  • खरीद आदेश संख्या (यदि उपयोग किया जाता है)

  • खरीदी गई वस्तु के लिए पहचान कोड (आइटम मास्टर कोड या आपूर्तिकर्ता की संदर्भ संख्या हो सकती है)

  • भुगतान की गई राशि

  • बिक्री कर का भुगतान

  • भुगतान ध्वज (यह बताता है कि भुगतान किया गया है या नहीं)

खरीद बहीखाता में दर्ज प्राथमिक दस्तावेज आपूर्तिकर्ता चालान है। इसके अलावा, यदि आपूर्तिकर्ता व्यापार को वापस लौटाए गए सामान या पारगमन में क्षतिग्रस्त वस्तुओं के रूप में व्यापार को क्रेडिट देते हैं, तो आप खरीद खाता बही में आपूर्तिकर्ताओं द्वारा जारी क्रेडिट मेमो भी रिकॉर्ड करते हैं। वॉल्यूम छूट के लिए एक क्रेडिट मेमो भी जारी किया जा सकता है, हालांकि यह क्रेडिट कुल मिलाकर कई खरीद पर लागू हो सकता है, और इसलिए इसे एक व्यक्तिगत खरीद लेनदेन में वापस नहीं देखा जा सकता है।

खरीद बहीखाता में जानकारी को समय-समय पर एकत्रित किया जाता है और सामान्य खाता बही में एक खाते में पोस्ट किया जाता है, जिसे नियंत्रण खाते के रूप में जाना जाता है। खरीद खाता बही नियंत्रण खाते का उपयोग सामान्य खाता बही को बड़ी मात्रा में जानकारी के साथ अव्यवस्थित करने से रोकने के लिए किया जाता है जो आमतौर पर खरीद खाता बही में संग्रहीत होता है। पोस्टिंग के तुरंत बाद, नियंत्रण खाते में शेष राशि खरीद खाता बही में शेष राशि से मेल खाना चाहिए। चूंकि नियंत्रण खाते में कोई विस्तृत लेनदेन संग्रहीत नहीं किया जाता है, इसलिए कोई भी व्यक्ति जो खरीद लेनदेन की खोज करना चाहता है, उसे खोजने के लिए नियंत्रण खाते से खरीद खाता बही तक पहुंचना होगा।

एक लेखा अवधि के अंत में पुस्तकों को बंद करने और वित्तीय विवरण तैयार करने से पहले, आपको खरीद खाता बही में सभी प्रविष्टियों को पूरा करना होगा, उस अवधि के लिए खाता बही को बंद करना होगा, और खरीद खाता बही से सामान्य खाता बही में पोस्ट करना होगा।

समान शर्तें

क्रय खाता बही को क्रय उप-खाता या क्रय उप-खाता के रूप में भी जाना जाता है।