स्टॉक लेना
स्टॉक लेना ऑन-हैंड इन्वेंट्री की गिनती है। इसका अर्थ है हाथ में प्रत्येक वस्तु की पहचान करना, उसकी गणना करना और इन मात्राओं को वस्तु द्वारा सारांशित करना। एक सत्यापन चरण भी हो सकता है, जहां गणना परिणामों की तुलना कंपनी के कंप्यूटर सिस्टम में इन्वेंट्री यूनिट की गणना से की जाती है। स्टॉक लेना एक आवधिक इन्वेंट्री सिस्टम की एक सामान्य आवश्यकता है, और कंपनी के वार्षिक ऑडिट के हिस्से के रूप में भी इसकी आवश्यकता हो सकती है। संक्षेप में, स्टॉक लेने का परिणाम एक सारांश-स्तर के दस्तावेज़ में होता है जिसमें समय में एक विशिष्ट बिंदु के रूप में प्रत्येक इन्वेंट्री आइटम के लिए उपलब्ध मात्राओं की एक सूची होती है। ऐसा करने के लिए आवश्यक प्रक्रियात्मक कदम हैं:
गिनती कैसे करें और संबंधित कागजी कार्रवाई कैसे करें, इसके संबंध में मतगणना टीमों का चयन करें और उन्हें प्रशिक्षित करें।
एक कटऑफ समय स्थापित करें, जिसके बाद वेयरहाउस में प्राप्त क्षेत्र में कोई और इन्वेंट्री की अनुमति नहीं है, और कोई भी आइटम बाहर नहीं भेजा जाता है। यदि गिनती के दिन कोई उत्पादन, प्राप्ति या शिपिंग गतिविधि नहीं होती है तो यह सहायक होता है।
प्रत्येक काउंट टीम को वेयरहाउस में काउंटिंग जिम्मेदारी क्षेत्रों को असाइन करें।
प्रत्येक टीम को गिनती टैग का एक पूर्व क्रमांकित अनुक्रम वितरित करें, और वितरित की गई संख्या श्रेणियों में लॉग इन करें।
प्रत्येक काउंट टीम में, एक व्यक्ति इन्वेंट्री की पहचान करता है और गिनता है जबकि दूसरा व्यक्ति काउंट टैग भरता है। मूल टैग को इन्वेंट्री पर टेप किया जाता है, और टीम एक बैकअप कॉपी अपने पास रखती है।
जब प्रत्येक टीम की गिनती हो जाती है, तो वे गिनती टैग में बदल जाते हैं। गिनती टैग व्यवस्थापक यह देखने के लिए जांच करता है कि क्या कोई टैग गुम है, जिसके लिए टैग खोजने के लिए अतिरिक्त खोज की आवश्यकता हो सकती है। वे आम तौर पर अभी भी उन टैग से जुड़े होते हैं जिन्हें इन्वेंट्री में टेप किया गया था।
काउंट टैग क्लर्क काउंट टैग को एक स्प्रेडशीट में सारांशित करता है, जिसका उपयोग प्रत्येक इन्वेंट्री आइटम के लिए सारांश योग बनाने के लिए किया जाता है। एक विकल्प डेटाबेस में जानकारी दर्ज करना है, जो सारांश योगों को एकत्रित करने का बेहतर काम करता है।
लागत लेखाकार परिणामी जानकारी की तुलना कंपनी के स्थायी इन्वेंट्री सिस्टम में बनाए गए यूनिट बैलेंस से करता है (यह मानते हुए कि इसमें एक है)। यदि मौजूदा डेटाबेस से बड़ी भिन्नताएं हैं, तो गणना टीम मूल गणनाओं को सत्यापित करने के लिए वेयरहाउस में वापस जाती है।
यह एक अत्यधिक श्रम-गहन प्रक्रिया है और वेयरहाउस के भीतर महत्वपूर्ण मात्रा में डाउन-टाइम की आवश्यकता हो सकती है, इसलिए कंपनियां आम तौर पर स्टॉक को अधिकतम संभव सीमा तक लेने से बचने की कोशिश करती हैं।
स्टॉक लेने के एक अधिक लगातार रूप को साइकिल काउंटिंग कहा जाता है, जो हर दिन पूरी होती है। यदि कोई कंपनी साइकिल काउंटिंग का उपयोग करती है, तो वेयरहाउस स्टाफ वेयरहाउस के एक छोटे से हिस्से में इन्वेंट्री की गणना करता है और कंप्यूटर सिस्टम में रिकॉर्ड्स के साथ इसकी गणना की जानकारी का मिलान करता है। यदि त्रुटियां हैं, तो वेयरहाउस कर्मचारी उन्हें ठीक करते हैं, और अंतर्निहित कारणों की जांच भी करते हैं कि त्रुटियां क्यों हुईं। एक सक्रिय चक्र गणना कार्यक्रम कम से कम इन्वेंट्री रिकॉर्ड के सटीकता स्तर में सुधार करेगा, और यहां तक कि महीने के अंत में भौतिक सूची गणना करने के लिए इसे अनावश्यक भी बना सकता है।
