स्वचालित नकद आवेदन
जब कोई कंपनी हर दिन बड़ी संख्या में ग्राहक भुगतान प्राप्त करती है, तो कैशियर के लिए प्राप्तियों को खुले खातों के खिलाफ समय पर तरीके से लागू करना काफी मुश्किल हो सकता है। यदि हां, तो जमा में देरी हो सकती है। स्वचालित नकद आवेदन के उपयोग के माध्यम से नकद आवेदन प्रक्रिया को काफी हद तक संकुचित किया जा सकता है।
स्वचालित नकद आवेदन के लिए आवश्यक है कि लॉकबॉक्स ऑपरेटर कंपनी को लॉकबॉक्स पर प्राप्त प्रत्येक चेक से चुंबकीय स्याही वर्ण पहचान (एमआईसीआर) की जानकारी के साथ-साथ कुल भुगतान राशि को अग्रेषित करने के लिए डेटा फ़ीड का उपयोग करे। प्राप्य खातों को खोलने के लिए इन भुगतानों को कैसे लागू किया जाए, यह तय करने के लिए नकद एप्लिकेशन सॉफ़्टवेयर एक निर्णय तालिका का उपयोग करता है। स्वचालित निर्णय प्रक्रिया आम तौर पर इन चरणों का पालन करती है:
- प्रत्येक चेक की MICR जानकारी में दिखाई गई बैंक खाता संख्या का सही ग्राहक से मिलान करें। यह प्राप्य खुले खातों के सही ग्राहक रिकॉर्ड तक पहुँचता है।
- भुगतान का मिलान केवल उन चालानों से करें, जहां भुगतान राशि चालान राशि से सटीक रूप से मेल खाती हो.
- शेष भुगतानों में से, केवल नकद का मिलान चालान से करें, जहां नकद राशि कई चालानों की सटीक राशि से मेल खाती है जो अभी-अभी भुगतान के लिए आए हैं।
- मैन्युअल समीक्षा के लिए शेष सभी भुगतानों को हटा दें।
निर्णय तालिका में अधिक परिष्कृत नियम हो सकते हैं, जैसे कि नकद लागू करना यदि भुगतान राशि में चालान के भाड़ा और/या बिक्री कर तत्व शामिल नहीं हैं। जैसा कि एक कंपनी सिस्टम द्वारा किक आउट किए गए भुगतानों की जांच करती है, यह स्वचालित नकद अनुप्रयोगों की संख्या बढ़ाने के लिए निर्णय तालिका को धीरे-धीरे समायोजित कर सकती है। हालांकि, विभिन्न कटौतियों की वजह से यह संभावना नहीं है कि नकद आवेदन प्रक्रिया को पूरी तरह से स्वचालित करना संभव होगा। बहरहाल, स्वचालित नकद आवेदन उस गति में काफी सुधार कर सकता है जिसके साथ नकदी लागू की जाती है।
एक बार नकद आवेदन किए जाने के बाद, सॉफ्टवेयर इन भुगतानों को कंपनी के लेखा सॉफ्टवेयर में नकद रसीद मॉड्यूल में पोस्ट करता है। यदि स्वचालित कैश एप्लिकेशन सिस्टम एक स्टैंड-अलोन एप्लिकेशन है, तो इसका मतलब है कि अपडेट को कस्टम इंटरफ़ेस के माध्यम से अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में पोर्ट किया जाना चाहिए।
