देय खातों के लिए लेखांकन
देय खातों के लिए लेखांकन में देनदारियों का रिकॉर्ड और भुगतान शामिल है। यह प्राथमिक कार्यात्मक क्षेत्र है जिसके माध्यम से एक व्यवसाय खर्चों को रिकॉर्ड करता है और अन्य पार्टियों को भुगतान करता है। देय प्रमुख लेखा कार्य इस प्रकार हैं:
- चालान सत्यापन. देय खातों के लिए लेखांकन में पहला कदम यह सुनिश्चित करना है कि आपूर्तिकर्ताओं से आने वाले सभी चालान वैध हैं। ऐसा करने के दो तरीके हैं। एक विकल्प यह है कि एक अधिकृत कर्मचारी प्रत्येक चालान को मंजूरी दे। दूसरा विकल्प यह है कि प्रत्येक इनवॉइस की जानकारी की तुलना खरीद आदेश को अधिकृत करने और दस्तावेज़ प्राप्त करने से की जाए, जिसे थ्री-वे मैचिंग कहा जाता है। चूंकि दोनों विकल्प श्रम-गहन हैं, इसलिए छोटे डॉलर के योग वाले चालानों को सत्यापित नहीं करने की प्रथा है।
- चालान रिकॉर्डिंग. एक बार एक चालान सत्यापित हो जाने के बाद, लेखाकार देय सॉफ़्टवेयर खातों में बकाया राशि दर्ज करता है। दर्ज की गई जानकारी में आपूर्तिकर्ता का नाम, चालान तिथि और चालान राशि शामिल है। लेखांकन सॉफ्टवेयर द्वारा उत्पन्न संबंधित लेखा प्रविष्टि हमेशा देय खातों में क्रेडिट होती है। ऑफसेटिंग डेबिट या तो व्यय या परिसंपत्ति खाते में हो सकता है।
- चालान भुगतान. जब कोई चालान भुगतान के लिए देय होता है, तो लेखाकार उसे लेखांकन सॉफ़्टवेयर के माध्यम से भुगतान के लिए सेट करता है। इसका आम तौर पर मतलब है कि एक प्रारंभिक चेक रजिस्टर चलाया जाता है और यह सुनिश्चित करने के लिए समीक्षा की जाती है कि भुगतान के लिए निर्धारित सभी वस्तुओं का वास्तव में भुगतान किया जाना चाहिए। यदि ऐसा है, तो चेक स्टॉक को प्रिंटर में लोड किया जाता है और चेक मुद्रित किए जाते हैं। सहायक जानकारी प्रत्येक चेक से जुड़ी होती है और फिर एक चेक हस्ताक्षरकर्ता को अग्रेषित की जाती है, जो त्रुटियों के लिए सूचना के प्रत्येक पैकेट की समीक्षा करता है और फिर चेक पर हस्ताक्षर करता है। एक विकल्प इलेक्ट्रॉनिक भुगतान सीधे आपूर्तिकर्ताओं के बैंक खातों में भेजना है। भुगतान के बाद, सभी भुगतान जानकारी को एक साथ स्टेपल किया जाता है और आपूर्तिकर्ता के नाम से दर्ज किया जाता है।
देय खातों के लेखांकन में निम्नलिखित सहित कई अतिरिक्त कार्य शामिल हैं:
- यह सुनिश्चित करने के लिए कि खाते की शेष राशि आपूर्तिकर्ताओं को देय वास्तविक राशियों से मेल खाती है, समय-समय पर देय खातों का मिलान करें।
- कैलेंडर वर्ष के अंत के बाद आपूर्तिकर्ताओं को १०९९ फॉर्म भेजें, यदि उन्हें कुल भुगतान एक सीमा से अधिक है।
- यह सुनिश्चित करने के लिए आपूर्तिकर्ताओं से संपर्क करें कि उन्होंने उन्हें भेजे गए सभी चेकों को भुना लिया है; अन्यथा, बिना नगद चेक राशि को राज्य सरकार को दावा न की गई संपत्ति के रूप में अग्रेषित करना पड़ सकता है।
